Просьба всем присутствовать на собрании

Содержание

Как сделать рабочие собрания продуктивными

Просьба всем присутствовать на собрании

Современные инструменты и практики

Работу компании сложно представить без собраний и совещаний. Считается, что такой вид взаимодействия позволяет:

  • предоставлять сотрудникам необходимую для работы информацию
  • оперативно решать текущие задачи проекта
  • мотивировать персонал на достижение результатов
  • формировать развивающую среду в коллективе

Однако насколько это утверждение соответствует действительности?

Согласно данным опроса Verizon, более 90% сотрудников во время собраний сосредоточены на посторонних вещах, а 70% – занимаются другой работой. И значит, время тратится впустую.

Чем заменить неэффективные совещания?

Низкая вовлеченность персонала в работу во время собраний – не повод отказаться от них полностью, но повод – пересмотреть подход к организации и проведению. Начать стоит с определения целей.

Чаще всего собрания проводят для информирования персонала, оперативного обсуждения текущих вопросов или совместного поиска решений рабочих задач.

Решите, необходимо ли приглашать персонал на совещание, задав один вопрос: смогут сотрудники выполнить возложенные на них задачи без собрания? Если ответ положительный, смело заменяйте собрание другим видом коммуникаций.

Важную для сотрудников информацию или отчет по проекту эффективней опубликовать на корпоративном портале. А для обсуждения вопросов, не требующих немедленного решения, удобно организовать чат в реальном времени. Тогда сотрудники смогут участвовать в беседе без отрыва от работы.

Что делать, если без собрания не обойтись? Проведите простое продуктивное собрание. Оно заканчивается всегда по графику или чуть раньше, а участники успевают решить все заявленные вопросы.

7 правил простого продуктивного собрания

  • Составьте четкий план. Вам он поможет строго следовать заявленной теме и контролировать дискуссию. А сотрудники покинут совещание с ясными инструкциями для выполнения своих задач
  • Опубликуйте повестку и документы для ознакомления. Так все участники заранее узнают, какие вопросы будут рассматриваться и каких результатов от них ожидают.
  • Предварительно обсудите мелкие вопросы, а на собрании сосредоточьтесь на главной теме. Это позволит сократить длительность совещания, повысить его плодотворность. Сотрудники же, увидев, что время потрачено не напрасно, охотнее примут участие в следующем собрании.
  • Ограничьте время докладов. Слишком длинный монолог утомляет слушателя. А вот короткое выступление позволяет четко и ясно донести всю информацию
  • Дополните доклады красочными презентациями, ведь человеческий мозг запоминает визуальную информацию намного лучше, чем звуковую.
  • Предоставьте возможность высказаться всем заинтересованным сторонам, уделяйте внимание чужим аргументам, чтобы повысить ответственность и мотивацию сотрудников. Но не позволяйте выступающим уходить в сторону от обозначенной темы.
  • Фиксируйте решения, ведите записи и после собрания опубликуйте протокол, чтобы закрепить результат.

Собрания онлайн: вызовы и возможности

Подготовка и организация простого продуктивного собрания выглядит не так уж просто. Вот одна из причин, по которой традиционную форму совещаний “лицом к лицу” все чаще заменяют онлайн-собраниями.

Качественные решения для трансляции содержат инструменты, способные значительно упростить подготовку: чат для предварительного обсуждения, возможность пригласить участников одним кликом, подключение удаленных коллег, автоматические напоминания, демонстрация презентаций, запись и ее рассылка.

Но вместе с возможностями онлайн-собрания накладывают на организатора дополнительную ответственность. Вот ряд аспектов, которым нужно уделить внимание при подготовке:

  • Надежность и совместимость. Проблемы с подключением не должны повлиять на время начала или ход собрания. Следует выбрать решение, которым смогут воспользоваться все участники вне зависимости от устройства и установленного на нем ПО.
  • Визуализация и данные. Возможность демонстрировать презентацию, делиться документами или изображением своего экрана – обязательное условие совещаний онлайн.
  • Документирование. Чтобы сотрудники могли в любое время освежить в памяти ту или иную часть совещания, полезно полностью записать всю беседу и сделать запись доступной для участников.
  • Конфиденциальность. Поскольку во время онлайн-собрания сотрудники обсуждают важные рабочие вопросы, делятся документацией и прочими материалами, очень важно предотвратить утечку или несанкционированный доступ к такой информации.

Эффективное онлайн-собрание

Давайте рассмотрим несколько сценариев использования онлайн-инструментов для проведения совещаний на примере Microsoft Teams.

Проведение запланированного собрания

В рамках проекта необходимо регулярно обмениваться результатами работы и решать текущие проблемы.

Менеджер проекта заранее планирует собрание в Teams, указывая тему, время начала и окончания и дополнительные подробности. Затем добавляет участников, которые автоматически получат приглашения.

Microsoft Teams показывает список “временных окон”, когда свободны все приглашенные, чтобы организатору было проще подобрать удобное для всех время. Сотрудники могут подтвердить участие или отклонить приглашение.

Есть возможность пересогласовать время.

Собрание в определенном канале доступно всем членам команды. Публикация о нем появляется в ленте. Именно там можно делиться файлами, обсуждать повестку и задавать вопросы организатору до, во время и после собрания.

Клиенты или партнеры могут получить доступ к собранию по специальной ссылке, и присоединиться к беседе через любой популярный браузер. Мобильные сотрудники подключаются к трансляции с помощью смартфона или планшета.

Во время собрания каждый выступающий имеет возможность продемонстрировать документы, презентации, отчеты или свой рабочий стол. Для вопросов и замечаний, возникающих во время выступления, предусмотрен чат. Решения собрания фиксируются в режиме реального времени в заметках.

После завершения собрания его протокол в виде Web-документа и запись автоматически публикуются в общей группе и доступны всем участникам канала.

Проведение оперативных совещаний

Бывают ситуации, когда во время письменного общения возникает необходимость быстро решить вопрос. Microsoft Teams позволяет за пару кликов перейти от письменного обсуждения в ленте к видеозвонку и обсудить проблему с участниками беседы лицом к лицу.

Индикатор статуса пользователя показывает доступен ли он в текущий момент для общения. В режиме оперативного совещания участники беседы могут использовать все функции собрания Microsoft Teams, включая чат, заметки, запись и демонстрацию файлов.

Проведение мозгового штурма с использованием оборудования Microsoft Surface Hub

Интерактивные панели в переговорной прекрасно подходят для проведения современных совещаний.

  • Выступающему, помимо демонстрации презентации, доступна возможность делать пометки на слайдах или рисовать в режиме «белой доски» для улучшения восприятия информации слушателями.
  • Участники во время доклада могут задавать вопросы или вносить замечания, используя смартфоны.
  • К совещанию подключаются и принимают полноценное участие в обсуждении удаленные сотрудники, партнеры и контрагенты.
  • При использовании широкополосного микрофона собрание может быть записано и опубликовано вместе с материалами.

Имеются вспомогательные инструменты, улучшающие взаимодействие и повышающие вовлеченность участников в обсуждение:

  • майнд-карты, рисование в OneNote для мозгового штурма
  • предоставление гостевого доступа партнерам и клиентам
  • транскрибирование и перевод в реальном времени для участников команды, говорящих на другом языке

Подведем итог

Определите, нужно ли проводить совещание или можно решить вопрос в группе. Если же без собрания не обойтись, составьте четкий план, говорите строго по делу и используйте функционал Microsoft Teams для продуктивного обсуждения:

  • планирование
  • предварительная публикация повестки и документов
  • предобсуждение в ленте
  • проведение совещания онлайн
  • демонстрация презентаций и отчетов
  • фиксация решений
  • публикация протокола
  • публикация записи

Грамотно организованное собрание способно улучшить результаты бизнеса. И с правильной технологией для этого не потребуется много времени и денег.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5bade4bbd9cae500aebee174/kak-sdelat-rabochie-sobraniia-produktivnymi--5bade5afd2f91e00ade25003

Как провести собрание, которое не будет всех бесить | Rusbase

Просьба всем присутствовать на собрании

Советы из книги «Сделано. Проектный менеджмент на практике» помогут разобраться, не пора ли прекратить регулярные собрания в компании и как сделать эффективными те, которые необходимы.

Как провести собрание, которое не будет всех бесить Светлана Зыкова

Я терпеть не могу регулярные запланированные собрания. Если не прилагать колоссальных усилий, чтобы они были короткими и эффективными, они со временем перерастут в раздражающую трату времени. Однако если все-таки постараться, то собрания могут заряжать энергией и указывать нужное направление. Главное, чтобы организатор собрания и его ведущий знали, что они делают.

Для начала подумайте, как дорого обходятся такие «сходки». Если собрание длится час и на нем присутствует 10 человек, то оно стоит 10 человеко-часов. Вместо того чтобы исправлять ошибки и решать проблемы — две гарантированные формы прогресса, — вся команда заперта в конференц-зале и ждет, когда же случится что-то, на что стоило потратить столько времени. 

Однако если на собрании требуется обсудить важные идеи, решения, сообщить информацию, которая изменит поведение всей команды, или вдохновить сотрудников и понять, что происходит с проектом, то ценность такого форума намного выше. Вместо тяжелой повинности собрание становится источником информации, которую сложно получить собственными силами.

Пользе нужно содействовать

Собрание будет эффективным, только если кто-то в команде понимает, как содействовать процессу. 

Содействие может стать полуофициальной ролью, порученной определенному человеку, который проводит собрание или созвал его.

В некоторых командах существует настолько сильная культура содействия, что эта роль в ходе обсуждения совершенно естественным образом переходит от одного участника к другому.

Однако чаще всего в большинстве проектов собрания отчаянно нуждаются в «гениях» с талантом содействия.

Kseniia Vorobeva / Shutterstock

Стоит отметить несколько аспектов содействия. 

  • Вы модератор. Если вы организовали собрание, то фактически берете на себя обязанность содействия. В начале представьте его участников друг другу, сформулируйте основные вопросы и приступайте к обсуждению. Если вы обозначите себя как модератора с той минуты, как люди переступят порог, они будут вести себя как гости и относиться к вам с уважением. Внимательно отнеситесь к тому, где сесть: место во главе или в центре стола ассоциируется с наибольшим авторитетом, места на углах — с наименьшим.
  • Слушайте и размышляйте. Основная задача содействующего — помочь другим участникам общаться. Если кто-то говорит что-то необдуманное (хотя не лишенное ценности), помогите ему развить идею. Попробуйте переформулировать сказанное: «Значит, Майк, ты хочешь сказать, что… [более удачная формулировка сказанного]. Ты согласен?» Это позволяет доработать мысль и показать всем, как сделать дискуссию совместным, сплоченным действием. Однако старайтесь не отстаивать свои собственные мнения — сложно поддерживать обсуждение, если вы преследуете личные интересы. Некоторые компании нанимают профессиональных экспертов, которые помогают провести спорные собрания или выезды.
  • Направляйте обсуждение. Руководствуясь повесткой собрания, не позволяйте обсуждению отклониться от темы. Будьте гибким и позвольте людям высказаться, но если дискуссия повернулась на юг, в то время как повестка собрания требует идти на запад, нужно принимать меры. Вежливо прервите разговор, укажите на повестку собрания и попросите отложить обсуждение темы, пока не решите вопросы, ради которых вы собрались (или предложите скорректировать повестку собрания, если новая тема того стоит). Внимательно следите, кто говорит слишком много, а кто слишком мало, и действуйте соответственно.
  • Закончите обсуждение. Вы должны определить для себя, в какой момент следует завершить обсуждение проблемы. Зачастую вполне достаточно сформулировать проблему, попросить конкретного человека проработать ее самостоятельно, а затем собраться завтра или в другой день и обсудить решение. Это прекрасный способ положить конец дебатам, которые захватывают собрания. Не позволяйте двум участникам дискуссии доминировать, когда пять-шесть человек скучают целый час.
  • Запишите. Найдите время, чтобы задокументировать дискуссию (лучше прямо во время нее). Это позволит отследить, на каком этапе повестки вы находитесь, и сообщить это собравшимся. По этой причине я в полном восторге от обычной доски. Это самый простой способ отметить, что люди говорят, составить список дел или выделить вопросы, по которым присутствующие согласны или не согласны. Как вы это сделаете, неважно. Главное, записать после завершения собрания следующие шаги и важные моменты и отправить по электронной почте всем участникам. Говорят, что «секретари» — люди влиятельные, потому что от них зависят формулировки и акценты. Даже если это не так, отправляя резюме собрания всем участникам, вы предлагаете людям уточнить все, что вы неверно изложили.

Даже если вы не согласны с этими аспектами, надеюсь, вы убедились, что на собраниях нужен лидер. В противном случае они превратятся в пустую трату времени или станут невыносимо скучными. Основной принцип гласит: «Собрания — отстой, их нужно избегать», однако проблема заключается в том, как они проводятся, а не в самой их идее.

Три типа собраний

ловушка для организаторов собраний — забыть, насколько они разные. Не все собрания следует проводить одинаково. Причина, по которой многие собрания скучны для 90% участников, заключается в том, что цели сбора противоречат их структуре и числу участников.

Невозможно провести высокоинтерактивное обсуждение, если созвано больше семи-восьми людей, кто бы его ни вел. Как правило, есть три типа собраний с разными ограничениями и назначением. Всегда учитывайте, какой тип больше подходит проблеме, стоящей на повестке дня.

  1. Высокоинтерактивное обсуждение. Все присутствующие должны активно участвовать. Цель: глубина и открытость. Задача: обсудить или решить конкретные вопросы либо найти альтернативные идеи. Размер группы: небольшой или средний (2–8 человек). Примеры: проектное обсуждение, мозговой штурм, кризис-менеджмент и триаж.
  2. Отчеты и дискуссии. Цель: получить обратную связь или поделиться знаниями. Это может быть высокоинтерактивной задачей, но только в небольшой группе. Несколько человек могут вести собрание, меняться ролями. Размер: средний или большой (5–15). Примеры: обзор спецификаций, обзор архитектуры, обзор менеджмента и небольшие презентации.
  3. Обзор статуса и проекта. Задача — резюмировать статус команды или всего проекта. Дает лидерам возможность корректировать курс и представить новые распоряжения начальства сразу всей группе. Собрания по статусу проекта самые скучные. Размер: средний или большой (10–100). Примеры: обзор статуса, обзор проекта, большие презентации и общие собрания.

Самые зловредные собрания — те, в которых задачи и организация не соответствуют друг другу. Если в команде больше десяти человек, сложно провести высокоинтерактивное собрание или дискуссию.

Не хватит времени, чтобы все высказались, небольшая группа доминирующих людей присвоит себе практически все время (это не всегда плохо).

К сожалению, большинство заседаний комитетов проходит именно в этом формате и получает посредственные результаты.

Вред регулярных собраний

На втором месте по зловредности — собрания, которые повторяются (еженедельно, ежедневно, ежемесячно), хотя в них уже нет необходимости.

Повторение — это замечательно, так как задает ритм работе и дает людям возможность сойтись вместе в одной комнате. Всевозможные мелкие вопросы можно решить быстро, в неформальной обстановке.

Емейлы и звонки не гарантируют ответ, а когда человек сидит рядом с вами, обычно удается добиться нужной информации.

Проблема в том, что повторяющиеся собрания живут намного дольше, чем их ценность.

Когда одни участники перестают приходить, а другие используют это время, чтобы проверять электронную почту, что-то не так; на это собрание уже нет смысла тратить время.

Менеджеры (и другие организаторы встреч) зачастую боятся, что, отменив собрание, они потеряют контроль над сотрудниками. Все с точностью до наоборот! Мучить команды ненужными собраниями — это верный путь утратить влияние.

Есть хорошее правило — собрания по общему согласию. Придерживайтесь графика регулярных собраний и попросите всех проверить почту и прочитать письмо с повесткой собрания за пять минут до встречи.

Если повестка обоснована, организатор отправляет ее всем участникам, и группа собирается. Если повестки нет, отправьте имейл и сообщите это всем участникам, и, соответственно, отмените собрание (на эту неделю).

Регулярное собрание следует вовсе отменить, если его нет уже три или четыре недели.

Советы и рекомендации

Здесь нет ничего модного и вдохновляющего: просто моменты, которые нужно учесть, работая с небольшими группами людей.

  • Собрались нужные люди? Кто-то придет, если вы пригласите. Кто-то не придет, если вы не вырубите их и не притащите силой (и/или не подкупите конфетками). Не бойтесь побегать по офису или ворваться на чужое собрание, если человек, который должен быть на вашем, не явился. Если вы видите, что некоторым участникам на собрании делать нечего, так и скажите. Будьте вежливы, предложите прислать итоговое резюме, но выведите их из комнаты, особенно если они будут мешать.

fizkes / Shutterstock

  • Сидеть или стоять? Один из методов сократить длительность собрания — провести его стоя (например, в коридоре, в вестибюле или под открытым небом). Теоретически это вынудит присутствующих сразу перейти к сути дела и обсудить только те вопросы, которые действительно того заслуживают. Собрание должно длиться от пяти до десяти минут максимум. Scrum-процесс предлагает проводить ежедневные собрания стоя для определения статуса проекта и обсуждать только три вопроса: что мы сделали после предыдущего собрания? Что нам мешает работать? Что мы сделаем к завтрашнему собранию? С подобным стремлением экономить время даже самый капризный и раздражительный инженер захочет поучаствовать.Традиционные сидячие собрания больше подойдут небольшим группам. Стоит хотя бы попробовать в качестве эксперимента; как минимум люди задумаются о том, что собрание, запланированное на один час, не обязательно должно длиться один час.
  • Подготовка. Собрания часто проваливаются из-за отсутствия подготовки. Всегда учитывайте, сколько времени требуется на выполнение задачи. Иногда нужно минимальное его количество: написать список проблем и открытых вопросов или электронное письмо с повесткой собрания, которое вы отправите за день до него. Иногда все не так просто: нужно подготовить презентацию, демо, распечатки. Если все прошло не так удачно, как хотелось бы, подумайте, что можно было бы сделать по-другому. Скорее всего, проблема в отсутствии подготовки. Хитрость в том, чтобы все обдумать, когда вы отправляете приглашения, и выделить время для необходимой подготовки в собственном графике перед собранием.
  • Ноутбуки и гаджеты. Я против гаджетов и ноутбуков на собраниях. Если присутствующие не считают, что происходящее достаточно важно, чтобы уделить этому все свое внимание, то их вообще не должно быть в комнате. Поговорите с другими членами команды и постарайтесь выработать приемлемую политику использования лэптопов во время собрания.
  • Начать вовремя. Тон задает начальство. Если вице-президент регулярно опаздывает на собрания, остальные будут делать то же самое. Если он обычно приезжает вовремя, остальные последуют его примеру. Можно попробовать в любом случае начать вовремя, чтобы четко обозначить свою позицию, однако если важные люди отсутствуют, вам придется все заново повторить, когда они придут, — проигрышный вариант.
  • В завершение собрания обозначьте следующие шаги и ответственных лиц. Когда собрание закончится, главное — сформулировать, что будет дальше. Если вы завершили самое жуткое, мерзкое, агрессивное сборище за историю человечества с правильным списком пяти задач, которые нужно выполнить, и с именами пяти сотрудников, которые согласились сделать это, то можете поздравить себя с успехом. Никогда не позволяйте людям разойтись без четкого плана относительно следующих шагов. Нужно обозначить, как добиться результата и кто возьмет на себя перечисленные задачи.

Как достичь максимума: памятка по собраниям 

  1. Менеджеры проекта склонны раздражать команду. Иногда этого можно избежать.
  2. Люди выходят из себя по многим причинам. Зачастую это происходит, когда они считают, что тратят время зря, что к ним относятся как к идиотам или что им предстоит пережить продолжительные мучения и неуважительное обращение.

  3. Хороший процесс приносит много позитивных результатов, включая ускорение работы и устранение проблем. Однако процессы сложно разработать правильно.

  4. Нераздражающая электронная почта, короткая и практичная, позволяет получателям быстро определить, насколько письмо актуально лично для них, нужно ли им читать дальше или можно ограничиться темой письма и первым предложением. 
  5. Собрания проходят эффективно, только когда кто-то способствует этому.

  6. Неудачные собрания случаются, когда цели не соответствуют типу собрания.

Фото на обложке: UfaBizPhoto / Shutterstock; Dylan Gillis / Unsplash.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Источник: https://rb.ru/story/norm-sobranie/

7 шпаргалок о родительском собрании

Просьба всем присутствовать на собрании

7 шпаргалок о родительском собрании. Шпаргалка №1

Не прогуливайте собрания.

Как правило, учителя очень ревностно следят за посещаемостью классных собраний, большинство школ ведут списки присутствующих. Каким бы доброжелательным к  ребёнку не был учитель, ему не понравится, если родители ученика игнорируют эти официальные мероприятия. Возможно, это рикошетом и не ударит по ребёнку, но при его промахах неявку родителей учитель неизбежно вспомнит.

Если вы никак не можете присутствовать на родительском собрании, предупредите об этом классного руководителя заранее. И выразите готовность зайти в школу в другой день, если необходим разговор.

Шпаргалка№2
Кто войдёт в родительский комитет?
В начале учебного года на собрании выбирается родительский комитет. Прежде чем поднимать руку в классе и выражать готовность заняться общественной жизнью, оцените свои возможности.

Работа в родительском комитете отнимает массу времени, сил и нервов. Решать, какие подарки купить к Новому году, это лишь небольшая и самая приятная часть этой работы.

А ведь надо будет ещё и собрать с родителей деньги на подарки, и найти, где их купить, и доставить в школу. И подобных мероприятий будет немало. Именно в родительский комитет будет обращаться классный руководитель по всем проблемам.

Но если вы можете помочь в организации какого-нибудь дела, для этого не обязательно входить в состав родительского комитета. Можно просто предложить свою помощь.

Шпаргалка №3 Задавайте вопросы.На родительских собраниях решается масса вопросов, касающихся учебного процесса.

Когда будут каникулы, какие тетради нужны, кто будет вести физкультуру и почему каких-то уроков теперь три, а не два? Все эти вопросы можно и нужно задать именно сейчас, чтобы свести телефонные звонки учителю до минимума. Не бойтесь уточнять информацию, переспрашивать, просить повторить ещё раз.

Это как на уроке: если ребёнок не понял задание, он не сможет его выполнить. Если родитель не понял, как построен учебный процесс, он не сможет помочь ребёнку правильно его организовать. И точно так же, как и на уроке, на собрании действует правило: сначала выслушайте учителя, и лишь затем тяните руку для вопроса.

Возможно, информация будет исчерпывающей, и вам не придется ничего уточнять.

Родители же, которые перебивают учителя, задавая свои вопросы, только сбивают классного руководителя, уводят разговор в сторону и в итоге лишь затягивают собрание.

Шпаргалка №4
Не обсуждайте проблемы ребёнка при всех.
Ещё когда мы сами учились в школе, наши родители приходили домой, переполненные знаниями не только о собственном отпрыске, но и его одноклассниках.

Учительница перед всем классом по списку выдавала комментарии по каждому ученику: у Маши двойка по русскому, Павлик плохо себя ведет, Костя плюется, зато Таня – умница и отличница.

Сегодня на родительских собраниях учителя обычно воздерживаются от замечаний в адрес конкретных детей, но нередко сами мамы и папы провоцируют их на это и просят рассказывать, как ведёт себя и как учится их ребёнок. Прежде чем при всех задать вопрос о своём ребёнке, подумайте вот о чём: Большинству родителей совершенно не интересно слушать рассуждения учителя о другом ребёнке.

Ведь каждый пришёл на собрание, чтобы узнать именно о своём школьнике. Ни одному человеку – ни взрослому, ни ребёнку – не может быть приятно и даже просто безразлично, когда его ругают. Тем более перед всем классом.

Вы же не хотите, чтобы все родители знали, что ваш ребёнок не успевает по математике? Поэтому если вы хотите узнать мнение учителя о своём ученике, подойдите после собрания для приватного разговора. И лучше, если вы к нему подготовитесь. Чтобы подойти не с общим вопросом: «Ну как там мой? Учится?». На такой вопрос можно получить и соответствующий очень общий ответ. Сформулируйте для себя, что именно вы хотите узнать: есть ли пробелы в математике, как можно исправить оценку по русскому и т.д.

Шпаргалка №5
Говорите о своих тревогах.

Вам кажется, что школа плохо охраняется? Вам не нравится, как преподают иностранный язык? Родительское собрание – тот случай, когда об этих проблемах уместно сказать вслух. Обязательно озвучьте, что вас беспокоит, перед всем классом. Может быть, волнения по тому же поводу испытывают и другие родители. Всем вместе вам будет легче решить проблему.

Единственное – следите за своим тоном. Учитель вам не враг, поэтому воздержитесь от обвинений и, тем более, грубости.

Шпаргалка №6
Проявляйте терпимость.
Мы все – очень и очень разные, и дети, и родители. Мы различаемся и по уровню образования, и по уровню достатка, по социальному статусу и взглядам на жизнь.

Но волею случая мы все оказались в одной школе, в одном классе, а наши дети теперь одноклассники.
И прежде чем доказывать свою правоту, нелишне будет выслушать и других родителей и попытаться понять их позицию. А отстаивая свою точку зрения, не забывайте: ребёнку должно быть хорошо в школе.

И, возможно, с чем-то стоит согласиться и пойти на компромисс ради психологического комфорта вашего чада.

Шпаргалка №7
Чего не должно быть на родительском собрании:

1) публичного обсуждения успехов и неуспехов отдельных учеников, их поведения, внешнего облика и т.д. (полная бестактность со стороны классного руководителя или родителей-зачинщиков разговора!). Если такое происходит на собрании вашего класса – вы вправе подать жалобу.

Всё, что классный руководитель хочет сказать о вашем ребёнке, знать должны только вы в индивидуальном порядке.
Если в классе возник конфликт, в котором замешаны несколько учеников класса, беседа проводится только с родителями этих учеников, а не со всеми.

(Соблюдение закона о персональных данных и конфиденциальности).

Психолог Загайнова Е.Н.

Источник: https://www.b17.ru/blog/54604/

Как проводить совещания: инструкция для эффективного проведения совещаний

Просьба всем присутствовать на собрании

Всего лишь одна встреча с сотрудниками заменит десятки звонков по телефону и длительные переписки. Совещание необходимо для того, чтобы обсудить задачи бизнеса и получить обратную связь. В статье расскажем, как проводить совещания для эффективного управления компанией.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Зачем проводить совещания

Несмотря на возросшую во время пандемии популярность Skype и Zoom, приложения не заменят общения с глазу на глаз. На совещаниях руководитель может уловить настрой коллектива и понять, как воспринимается информация от него. 

Систематические собрания приучают сотрудников к дисциплине и мотивируют к эффективной работе. Сотрудники охотнее выполняют поставленные задачи, зная, что потом придется рассказать о них на совещании. 

Совещания помогают сплотить коллектив. На них коллеги обмениваются опытом, делятся впечатлениями и высказывают мнения о результатах работы и проектах.

Виды совещаний

Рабочие совещания делятся на два типа: 

Плановые:

  • 5- или 20-минутные планерки. Проводятся каждый день с утра. Руководитель распределяет задачи, обсуждает с сотрудниками результаты проделанной работы.
  • Совещания. Проводятся еженедельно или ежемесячно и могут длиться несколько часов. Их цель — найти решение проблемы, разработать новое предложение. Работники заранее знают время и тему. 

Внеплановые. Их организуют, если появилась проблема, требующая немедленного решения. Внеплановые собрания проводятся без расписания.

Причины низкой эффективности совещаний

Для того, чтобы совещания всегда были продуктивными, необходимо понимать причины их низкой эффективности:

  1. У совещания нет ведущего.

Большинство вопросов не решают без руководителя. Коллективу непонятно, кому задавать вопросы, кто и что решает, кому выступать, кто прав и не прав. Такие встречи не принесут ничего, кроме суеты, потраченного времени и сил. Необходим человек, который составит план действий и подведет итоги.

  1. Совещание без регламента.

Если к началу собрания сотрудники подтягиваются лениво или вовсе не приходят, встречи приходится задерживать либо переносить. Эффективность корпоративных собраний падает, поэтому необходимо четко устанавливать регламент и следить за его исполнением. 

  1. Никто не готовился к собранию. 

Если задачи не прописывали, и выступающих нет, то встреча заканчивается тем, что сотрудникам дают дополнительные задания, чтобы обсудить их позже на планерке. Получается совещание для того, чтобы подготовиться к следующему совещанию.

Руководители не продумали состав участников: должны ли на заседании присутствовать сотрудники, не владеющие ситуацией, нужно ли приглашать людей, которые не принимают решения, кого позвать — исполнителя или начальника отдела.

  1. Собрание без плана и цели. 

Без конкретной цели важные вопросы забываются. Сотрудники могут обсуждать то, для чего собрание в принципе не собирали. 

После совещания никто так и не понял, что же делать. Сотрудники разошлись с большим количеством вопросов — какой дедлайн, кому отчитываться, кто и что делает, а выполнение заданий откладывают до следующего совещания.

Принципы эффективных совещаний 

Чтобы сотрудники не засыпали и не приходили ради галочки, тщательно подготовьтесь к совещанию.

Соответствие задачам

Составьте план будущего собрания, чтобы не начался хаос. Импровизация сыграет злую шутку, отдаляя от главной темы. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив.

Конкретность

Определите нужный состав и отталкивайтесь от поставленной цели. Не приглашайте сотрудников, не участвующих в том или ином проекте, например, бухгалтера.

Кратковременность

Очень сложно быть сосредоточенным на совещании в течение нескольких часов. Не затягивайте, помните, что на встречах, которые длятся больше часа, работники устают и теряют внимание. Можно устраивать маленькие перерывы, если совещание двухчасовое.

Тайминг

Установите регламент: во сколько начинается и заканчивается совещание. Следуйте ему, даже если коллеги опаздывают. Обозначьте время для выступлений, чтобы сотрудники учились говорить только по делу, не уходить от темы. Не забывайте контролировать поток вопросов, а также останавливать затянувшиеся споры. 

Адекватность участников

Пригласите только тех сотрудников, которых касается тема совещания. Не стоит звать людей для массовки. Малое количество участников не отразится на эффективности совещания, ведь все нужные люди будут задействованы в решении рабочих вопросов.

Право на слово

Совещание — это не монолог. После каждого пункта спрашивайте у сотрудников, нет ли у них вопросов. Пресекайте выкрики с места и дайте коллегам свободно высказаться. Иногда сотрудник может сильно нервничать перед выступлением, поэтому поддержите его.

Закрепление результатов

В конце не забудьте подвести итоги. Убедитесь, что указания поняли правильно и никакая тема не нуждается в дополнительном обсуждении. Распечатайте протокол совещания и раздайте сотрудникам (и тем, кто не смог прийти на совещание) либо отправьте в электронном виде.

Плановость совещаний 

Старайтесь их не переносить и не отменять. Сотрудники должны знать время, чтобы успеть проанализировать этап работы и подготовить отчет. Пусть обсуждения на совещаниях станут привычным делом.

Как провести эффективное совещание

На всех этапах совещания строго придерживайтесь плана — это залог эффективного собрания. Рассмотрим все этапы собрания.

Подготовка к совещанию

Чтобы увеличить продуктивность, руководителю следует соблюдать правила подготовки к совещанию:

  1. Предупредите всех участников о совещании заранее. Можно отправить приглашения с темой и целью собрания. 
  2. Выберете комфортное место для совещания. Проверьте температуру воздуха в помещении и насколько хорошо будет видно всех присутствующих. 
  3. Составьте вопросы, которые собираетесь обсудить на собрании. Для спорных тем придумайте вопросы, которые направят разговор в нужное русло. 
  4. Напишите план-структуру планерки и время на каждое выступление:
  • вступление;
  • цели и задачи;
  • общие вопросы;
  • общие результаты работы;
  • выступления сотрудников;
  • анализ результатов и подведение итогов.
  1. Подготовьте необходимые материалы и форму протокола.

Начало совещания

Разбейте встречу на части, чтобы не запутаться и другим было легче понять обсуждаемые вопросы:

  1. Огласите план собрания. Кратко зачитайте список вопросов, подробности начнутся при обсуждении.
  2. Вспомните прошлое собрание. Какие задачи ставились, как идет работа, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с самых простых задач, постепенно переходя к более сложным.

Проведение совещания

Для эффективного проведения совещаний придерживайтесь нескольких советов:

Чем проще, тем лучше. Не затягивайте начало совещания, не выбирайте полчаса секретаря, сведите чрезмерную официальность к минимуму. 

Уверенность в себе поможет сохранить субординацию в коллективе даже в самых сложных ситуациях. Споров может возникнуть много, но терять спокойствие нельзя. Также не вдавайтесь в крайности, не нужно никого наказывать.

  • Замечайте трудолюбивых сотрудников. 

Говорите о них на собраниях, мотивируя их работать еще лучше. Также это станет примером для других.

  • Отмечайте достоинства сотрудников. 

Не только ругайте. Будьте справедливы и не заводите любимчиков. Работники чаще конфликтуют, когда чувствуют дискриминацию.

Лирические отступления (например, пара шуток) помогут разрядить обстановку. Материал легче воспринимается, если вовремя отвлечься.

Завершение совещания

После собрания подведите итог и подготовьте протокол совещания, чтобы сотрудники запомнили важные вопросы. Протокол состоит из следующих пунктов:

  • время собрания;
  • перечень задач;
  • список исполнителей;
  • сроки выполнения заданий;
  • подписи участников совещания.

Если на совещании более двадцати человек, то попросите помощника взять на себя часть работы, чтобы не отвлекаться на ведение протокола. Раздайте сотрудникам протокол в распечатанном или электронном виде. 

Совещание должно заканчиваться позитивно. Так коллектив поймет, что их участие в дискуссии было не напрасным.

Неприятности на совещаниях

На совещаниях могут случиться следующие неприятности:

Важно не терять самообладание и держать ситуацию под контролем. Внимательно прислушивайтесь к обеим сторонам конфликта и определите причину спора, чтобы уладить недоразумения.

Если никто не отвечает, то спросите у сотрудников, есть ли вопросы по теме, чтобы оживить обстановку. Повторите тему собрания и главную цель. Постарайтесь разговорить сотрудников, проговорите сложные моменты. На крайний случай перенесите затруднительный вопрос на конец совещания или сделайте перерыв.

  • Страх перед сложной проблемой.

Если сотрудники боятся рассказывать о самых сложных проблемах, скажите, что на совещаниях нет запретных тем для обсуждения и вы поощрите тех, кто выскажется. Поблагодарите каждого за идеи. 

  • Обсуждение одного вопроса слишком затянулось.

Если коллектив постоянно вспоминает уже обсуждавшийся вопрос, то напомните порядок совещания. Еще раз пройдитесь по всем пунктам и подчеркните, что пора приступить к следующему. 

Попросите сотрудников не обсуждать на повышенных тонах проблемы на собрании. Убедите коллег в преимуществах позитивного настроения и переведите внимание на суть вопроса. 

Особенности регулярных совещаний

Регулярные совещания систематически проводятся на одну и ту же тему и с одним и тем же составом, например: совет директоров, совещание по HR-направлению (комитет), проектные группы.

Подготовка к регулярным совещаниям занимает меньше времени и ресурсов, так как подготавливать ничего не нужно:

  • роли заранее распределены;
  • тема собрания неизменна;
  • встреча проходит в одно и то же время.

Многие вопросы будут повторяться от совещания к совещанию. Их нужно записать в регламент. Например, для HR-ов обязательное обсуждение следующих вопросов:

  • обучение главных менеджеров;
  • решение проблем при поиске новых сотрудников;
  • достижения отдела;
  • дальнейшее развитие отдела.

Особенности дистанционных совещаний

Главное в дистанционном совещании — демонстрация экрана выступающих и ведущего. Попросите коллег отключить микрофоны во время выступлений, чтобы не было лишнего шума. Узнайте, слышно ли ведущего и видна ли демонстрация. Заранее проверьте как работает запись экрана.

Для ведения протокола воспользуйтесь онлайн-документами. Так сотрудники увидят изменения, которые вносит помощник, и дополнят протокол.

Заключение

Если следовать правилам, то можно сделать совещания эффективным инструментом общения с коллективом и обеспечить тесную коммуникацию между сотрудниками.

Покажет, какая реклама приносит звонки, а какая просто тратит бюджет

  • Отслеживайте все звонки с сайта с точностью определения источника рекламы выше 96%
  • Отслеживайте звонки с оффлайн рекламы и визиток с помощью статических номеров
  • Получайте чистый пул номеров, который выделяется именно вашей компании
  • Анализируйте подробные отчеты по звонкам: источник перехода, браузер, девайс, гео и другое
  • Слушайте записи звонков в удобном плеере для повышения качества работы колл-центра и отдела продаж

Узнать подробнее

Источник: https://blog.calltouch.ru/kak-provodit-soveshhaniya-instrukcziya-dlya-effektivnogo-provedeniya-soveshhanij/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.