Личный документ это

Документы личного характера

Личный документ это

АВТОБИОГРАФИЯ – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для биографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.

Пишет автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке. Форма изложения – повествовательная, от первого лица.

Все сведения даются в хронологической последовательности и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно–политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии:

– название документа (автобиография);

– имя, отчество, фамилия автора;

– число, месяц и год рождения;

– место рождения;

– сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

– образование и специальность по образованию;

– вид трудовой деятельности;

– последнее место работы и должность;

– награды и поощрения;

– семейное положение и состав семьи;

– домашний адрес и телефон;

– дата;

– личная подпись.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Ковалева Елена Борисовна, родилась 14 марта 1968 года в г. Москве, в семье служащих.

Отец, Ковалев Борис Семенович, – бухгалтер з–да «Спецстанок».

Мать, Ковалева Мария Васильевне, – инженер з–да «Спецстанок».

В 1975 г. поступила в среднюю школу № 238 Кировского района г. Москвы.

В 1985 г окончила эту школу с серебряной медалью. В этом же году поступила в МОПИ им. Н.К. Крупской на факультет Дошкольного образования. В 1980 г. окончила институт и получила распределение на работу в ясли–сад № 415 г. Москвы, где работаю по настоящее время в должности методиста дошкольного воспитания.

12 июня 2001 г.

Е.Б. Ковалева

РЕЗЮМЕ

Ф.И.О.: Семенов Илья Михайлович

АДРЕС: 129329, г. Москва, ул. Вересковая, д.4, кв. 7

ТЕЛЕФОН: 189-56-90

ДАТА РОЖДЕНИЯ: 27 мая 1958 г., г. Москва

ГРАЖДАНСТВО: Российская Федерация

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею сына.

ОБРАЗОВАНИЕ: 1965–1975 – средняя школа № 253 (г. Москва).

1975–1981 – Московский авиационный институт по специальности «Приборостроение» с присвоением квалификации «инженер–механик».

ОПЫТ РАБОТЫ: С 1996 г. – зав. Лабораторией в ВИЛС.

С 1985 по 1996г. – начальник цеха в ЦАГИ.

С 1975 по 1985 г. – начальник участка в ВИАМ.

ДОПОЛНТИЕЛЬНЫЕ
СВЕДЕНИЯ: владею английским языком (читаю и перевожу со словарем), владею компьютером на правах поль- зователя.

РАСПИСКА – это документ, подтверждающий произведенное действие.

Реквизиты расписки:

– наименование документа;

– именование автора документа (фамилия, имя, отчество, паспортные данные);

– текст;

– подпись.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

РАСПИСКА

Я, Коробова Юлия Михайловна (паспорт ХШ–МЮ, 552179, выдан 13 о/м г. Москвы 15.03.87). Получила от старшего кассира Фоминой М.Ю. кассовый аппарат за № 00326786 до конца стажировки.

Стажер Ю.М. Коробова

ДОВЕРЕННОСТЬ – документ, поручающий кому–либо определенные действия.

Реквизиты доверенности:

– наименование документа;

– именование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес);

– именование доверенного лица (фамилия, имя, отчество);

– формулировка доверяемой функции;

– дата;

– подпись.

Доверенность имеет юридическую силу только при удостоверении подписи доверителя какой–либо организацией, с приложением печати организации.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Кондакова Марина Юрьевна, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за сентябрь 2000 г. в размере 1900 (тысяча девятьсот) руб. инженеру–лаборанту Юлину Дмитрию Сергеевичу.

Секретарь М. И. Антипина

ЗАЯВЛЕНИЕ. При приеме на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказывать»).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты:

– адресат (кому адресовано заявление);

– заявитель;

– наименование вида документа;

– текст;

– подпись;

– дата составления.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

Директору ОАО «СТАЙЛИНГ»

Петрову И.И.

ЗАЯВЛЕНИЕ

18.06.99

Прошу принять на работу старшим инженером.

Г.В. Свиридов

Документы оперативной информации.

СПРАВКА – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.

Реквизиты справки:

– наименование жанра документа (справка);

– именование лица, которому выдается справка (фамилия, имя, отчество);

– текст, содержащий требуемую информацию;

– наименование адресата (организации, для которой предназначена справка);

– подпись должностного лица.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

Московское производственное Детский сад №2

Объединение «Азот»

СПРАВКА

10.08.98 №113

г. Москва

Тов. Василькова Мария Станиславовна работает техником–конструктором проектно–конструкторского отдела объединения.

Оклад – 1600 рублей в месяц.

Начальник отдела кадров А.В. Иванов

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – это документ, адресованный руководителю данного предприятия или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий вывод и предложения составителя.

Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цели инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее делится на две части.

В первой, констатирующей, излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»).

Реквизиты докладной записки:

– адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);

– наименование жанра документа;

– заголовок к тексту документа;

– текст докладной записки;

– наименование и подпись адресанта;

– дата.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

Общий отдел

Генеральному директору объединения

Иванову Н. К.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.05.99 № 36

г. Москва

О замене пишущих машин

Довожу до Вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

Зам. машбюро Г.Н. Колбина

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого–либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть убедительным, содержательным. Записки оформляются с воспроизведением тех же реквизитов, что и докладные и подписываются составителем.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

Директору центра «Кадры»

Иванову Н. И.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

10.04.98 № 34

О срыве занятий в группе секретарей–референтов

Источник: https://infopedia.su/11xb0d7.html

Личные документы

Личный документ это

от 18/09/2019

›Личные документы

Каждый из нас практически ежедневно сталкивается с необходимостью предъявить личные документы. Для получения услуг и подтверждения статуса, образования, квалификации и т.п.

Известное выражение: «без бумажки – ты букашка» в условиях современной жизни не требует разъяснений.

Паспорт РФ, водительское удостоверение, загранпаспорт – эти вопросы мы отразили в специальных рубриках, руководствуясь особой значимостью таких документов, удостоверяющих личность.

В рубрике «личные документы» мы постарались ответить на наиболее популярные вопросы относительно порядка получения, замены или восстановления иных личных документов граждан Российской Федерации и, при соблюдении дополнительных условий, иностранных граждан.

Особенности личных документов

Из названия рубрики становится понятно, что это документы, в первую очередь, индивидуальные. То есть они выдаются конкретному человеку, на его имя, и используются для подтверждения каких-либо юридических фактов.

К примеру, аттестат о среднем образовании подтверждает факт получения основного образования. Использовать его в течение жизни, возможно, придется не раз – для поступления в ВУЗ, трудоустройства. Как восстановить аттестат в случае утери, кто ведет реестр таких документов – это практические вопросы, требующие решения и принятия мер. Или диплом о высшем образовании.

При смене работы работодатель обязательно его потребует предъявить. Как быть, когда он испорчен или утрачен – об этом Вы также можете узнать из данной рубрики. Или как проверить свой или чужой диплом на подлинность, что особенно важно для работодателей. Тем более, для работодателей-физических лиц, использующих наемный труд в личных или предпринимательских целях.

Отдельно мы постарались ответить на вопросы юных призывников и их родителей – как получить приписное свидетельство, как восстановить его в случае утраты, что такое военный билет и как он оформляется.

Специальные личные документы

Есть также, так называемые, специальные личные документы. Речь идет о подтверждении наличия особо права (по аналогии с водительским удостоверением). Лицензия частного охранника, как возможность заключить трудовой договор по такой должности и работать в специализированной организации.

Или санитарная книжка и порядок ее оформления, как легальное трудоустройство в определенных сферах деятельности в Российской Федерации.

Мы рассказали и о разрешении на оружие для соблюдения федерального законодательства в указанной сфере всем потенциальным или фактическим владельцам разного вида оружия.

Виды личных документов

Мы постарались привести все возможные виды личных документов. Об назначении документов, особенности их получения и замены читайте в соответствующих текстах.

Как получить водительское удостоверение

Источник: https://iskiplus.ru/lichnye-dokumenty/

Что такое

Личный документ это

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» (далее — СТБ 2059-2013) содержит ряд сложных терминов, составной частью которых является слово «личный»: «личный документ», «документ личного происхождения», «документы по личному составу». Несмотря на внешнюю схожесть названий указанных терминов, они имеют различные значения.

Личный документ — официальный документ, удостоверяющий личность человека и (или) его права, обязанности, служебное или общественное положение, который может содержать другие сведения биографического характера.

Данное определение содержит две основные характеристики личного документа. Прежде всего, личный документ — это официальный документ.

Как и любой официальный документ, личный документ должен быть создан организацией или должностным лицом, иметь удостоверяющие реквизиты, что изначально наделяет его юридической силой1.

Второй важной характеристикой личного документа является то, что он выдается физическому лицу и содержит сведения биографического характера (удостоверяет личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и др.).

Видовой состав личных документов достаточно разнообразен. К ним относятся паспорт, военный билет, документы об образовании и обучении (аттестаты, дипломы, справки и др.), служебные и личные удостоверения, свидетельства (о рождении, заключении и расторжении брака, праве на льготы и др.), трудовые книжки работников, авторские свидетельства и патенты на изобретения и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=WlUyw4oCNuk\u0026t=20s

Следует различать понятия «личный документ» и «документ личного происхождения».

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Из данного определения следует, что документы личного происхождения не включают в себя официальные документы. К документации личного происхождения относятся, например, личная переписка, личные фотоальбомы, личные дневники, рукописи мемуаров, созданные вне сферы служебной деятельности рукописи литературных произведений, научных трудов и др.

Следует обратить внимание, что в процессе жизни и деятельности физического лица могут образовываться и сохраняться как документы, созданные им вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (документы личного происхождения), так и официальные документы, выданные данному лицу организациями или должностными лицами в целях удостоверения личности и (или) подтверждения сведений биографического характера (личные документы). В бытовой лексике такая совокупность документов, сохраняемых физическим лицом, часто называется «личным архивом», что с точки зрения профессиональной терминологии в сфере архивного дела и делопроизводства неверно. Совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, называется «документальным фондом», соответствующее определение термина имеется в СТБ 2059-2013 и Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций2. Так как документальные фонды образуются и в процессе деятельности организаций, для обозначения совокупности документов, образовавшихся в деятельности физического лица и принадлежащих ему на праве собственности, целесообразно использовать понятие «личный документальный фонд» («личный фонд»). Соответствующий термин и его определение в СТБ 2059-2013 отсутствуют, что и приводит в ряде случаев к подмене понятий3.

Таким образом, личный документальный фонд может включать в себя как личные документы, так и документы личного происхождения.

В случае передачи на хранение этих документов или их части в архив (например, в государственный архив) с соответствующей передачей права собственности на документы, совокупность принятых на хранение в архив документов получает название «фонд личного происхождения» (в отличие от принятых на хранение архивных фондов организаций). Отметим также, что в состав фонда личного происхождения смогут входить документы, образовавшиеся не только в деятельности одного физического лица, но и его семьи, рода.

При анализе термина «документ личного происхождения» и его определения обращает на себя внимание содержащееся в СТБ 2059-2013 примечание, согласно которому для его обозначения недопустимо использовать термин «личный документ». Данный запрет в стандарте обозначен словами «Ндп.». Этим СТБ 2059-2013 подчеркивает различие двух терминов и предостерегает от их возможного смешения.

Однако данное уточнение в СТБ 2059-2013 представляется неудачным. Стандарт дает определения обоим терминам, что уже само по себе подчеркивает их различное значение. Кроме того, во введении к СТБ 2059-2013 указано, что сокращением «Ндп.» обозначены недопустимые к применению термины-синонимы, приведенные в круглых скобках.

Так как термины «личный документ» и «документ личного происхождения» имеют самостоятельные, отличные друг от друга значения, они не могут являться синонимами (синонимы — слова разные по звучанию, но одинаковые или близкие по значению).

В данном случае скорее речь можно вести не о синонимичности, а об омонимичности двух понятий (омонимы — слова разные по значению, но одинаковые по звучанию и написанию).

На этом основании представляется, что соответствующее примечание к термину «документ личного происхождения» являет избыточным, некорректным и подлежит исключению из стандарта.

СТБ 2059-2013 содержит еще один термин, в котором сочетаются слова «документ» и «личный»: – документы по личному составу — документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоении квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Указанное определение в точности соответствует определению, содержащемуся в ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

При анализе термина «документы по личному составу» целесообразно обратить внимание на следующие аспекты.

Во-первых, определение данного термина не содержит исчерпывающего перечня ситуаций, в которых создаются документы по личному составу.

Как следует из определения, к документам по личному составу можно отнести любой документ, который может быть использован в целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Традиционно к этой категории относятся документы, используемые в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения.

Во-вторых, документы по личному составу — это не только документы, отражающие трудовые отношения нанимателя и работника.

Согласно определению к документам по личному составу относятся также документы, подтверждающие период учебы (приказы о зачислении в учебные заведения, об окончании обучения и др.).

В этом контексте в категорию документов по личному составу логично включить и документы, подтверждающие период прохождения воинской службы.

В-третьих, документы по личному составу включают в себя не только документы, создающиеся в процессе возникновения, изменения или прекращения трудовых отношений, которые образуются преимущественно в деятельности кадровой службы организации.

К документам по личному составу относятся создаваемые в бухгалтерии документы о выплате заработной платы (лицевые счета, расчетные листки по начислению заработной платы работникам и т.п.). Согласно п.

165 Правил работы архивов в сводную опись дел по личному составу, составляемую в архиве организации, включаются документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях, документы по аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда и др. Все эти документы также являются документами по личному составу.

Видовой состав документов по личному составу необычайно разнообразен.

К ним относятся заявления, представления, докладные записки, уведомления, приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, о переводе на контрактную форму найма, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), о предоставлении отпусков, присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, званий, награждении, премировании, временном заместительстве, оказании материальной помощи, установлении надбавок, доплат, изменении фамилии, имени, отчества; трудовые договоры (контракты); документы индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц и др.

К категории документов по личному составу могут быть отнесены и некоторые личные документы, например, трудовые книжки.

Документы по личному составу являются важной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь. Необходимость их создания и хранения в соответствии с установленными требованиями закреплена в Трудовом кодексе Республики Беларусь, Законе Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь и др.

Иногда понятие «документы по личному составу» рассматривается в широком смысле, и к ним относят такие виды документов, как штатное расписание, структура и штатная численность и др.

Однако в практике делопроизводства и архивного дела эти документы в категорию «документы по личному составу» не входят.

Например, дела со штатными расписаниями при передаче в архив включаются не в описи дел по личному составу, а в описи дел постоянного хранения. 

1 См. Рыбаков, А. Терминология в сфере делопроизводства и архивного дела: понятия «оригинал документа», «подлинник официального документа», «подлинный документ», «официальный документ». А. Рыбаков // Архивы и делопроизводство.

— 2016. — № 4. — С. 67—71; Рыбаков, А. Терминология в сфере делопроизводства и архивного дела: понятие «юридическая сила документа». Юридически значимые реквизиты. А. Рыбаков // Архивы и делопроизводство. — 2016. — № 6. — С. 58—65.

2 Утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила работы архивов).

3 Понятие «личный фонд» в СТБ 2059-2013 применяется только в качестве синонима, недопустимого для обозначения термина «архивный фонд личного происхождения», что в данном контексте представляется справедливым.

Источник: https://statut.by/sakratar/delu-vremya/1809-chto-takoe-lichnyj-dokument-dokument-lichnogo-proiskhozhdeniya-i-dokumenty-po-lichnomu-sostavu-razbiraemsya-v-terminologii

Личные документы, их разновидности, правила оформления

Личный документ это

К личным документам относятся:

1. Заявление

2. Автобиография

3. Расписка

4. Объяснительная записка

5. Доверенность

6. Резюме

7. Рекомендательное письмо

8. Характеристика (служебное письмо личного характера)

9. Анкета.

https://www.youtube.com/watch?v=fQFdtSMAH6c\u0026t=376s

Автобиография – описание своей жизни в хронологической последовательности, включая обучение и трудовую деятельность.

Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.

Резюме – краткая профессиональная характеристика претендента на ту или иную должность социальном аспекте.

Рекомендательное письмо, его оформление по ГОСТу 6.30-2003. В чем заключается отличие письма от характеристики?

Рекомендательное письмо – это документ личного характера, в котором указывается информация о служебной, общественной деятельности работника, а также его личностные качества.

Рекомендательное письмо имеет следующие реквизиты:

1. Наименование вида документа

2. Дата

3. Текст

4. Подпись

Текст рекомендательного письма вариативен, но принято сначала указывать служебную деятельность сотрудника, затем его общественную деятельность и личностные качества. Заверяет рекомендательное письмо руководителем предприятия. Дата письма – дата подписания.

В отличие от характеристики рекомендательное письмо не заверяется печатью, и оформляется на специальном бланке, а характеристика на листе формата А4. Также в характеристике в отличие от рекомендательного письма указывается краткие биографические данные: должность, дата рождения, образование и домашний адрес.

В обоих документах, в отличие от автобиографии, не указываются сведения о родителях. Также характеристика подписывается не только руководителем предприятия, но и отделом кадров.

Докладная записка, ее разновидности, правила оформления и подписания документа.

Докладная записка – документ, адресованный руководству данной или вышестоящей организации, содержащий изложение какого-л вопроса с выводами или предложениями составителя.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка — документ, направляемый руково­дителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения. Внутренняя докладная (служебная) записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами.

Внутренняя докладная записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме. Внешняя докладная записка составляется на общем бланке, организации, внутренняя – на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.

Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внут­ренняя), может составлена с помощью ПК, машинописным или рукопис­ным способом. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки.

Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, ко­торые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изло­женными фактами. Внутренние докладные записки должны быть подписаны составите­лем (автором). Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие орга­ны, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания,

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет. Характерны следующие реквизиты: название вида документа, индекс, название адресата, заголовок, текст,

Служебная записка, ее оформление по ГОСТу 6.30-2003.

Служебная записка – документ, адресованный руководству или руководителю структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо производственного вопроса (вид докладной записки).

Служебная записка должна иметь:

· наименование структурного подразделения – автора документа;

· наименование вида документа;

· дату, индекс;

· адресат;

· место составления

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись.

Дата – дата подписания.

Источник: https://poisk-ru.ru/s37954t3.html

Как выглядит личное дело?

Личный документ это

Работники организации представляют собой трудовые ресурсы фирмы, благодаря которым она может функционировать в пределах своих возможностей.

Наравне с этим, каждый сотрудник представляет собой трудовую единицу штата, о котором работодателю необходимо иметь максимально возможное представление, например, для повышения по службе или определения размера больничных, либо в случае каких-либо проблем с кадрами.

Предполагается, что источником информации о каждом конкретном работнике служат личные дела, которые заводятся в отношении каждого трудящегося, если такая обязанность закреплена в локальных нормативных актах предприятия.

В личных делах указывается специфика трудовой деятельности работника на предприятии, а также информация о предыдущем трудовом опыте, документы, в частности бумаги, подтверждающие наличие образования, повышения квалификации или периодов работы в иной организации, а также другие сведения, которые могут повлиять на трудовую деятельность сотрудника.

Личное дело оформляется при трудоустройстве нового сотрудника на предприятии и заполняется в соответствии с положениями локальных нормативных актов. В него вносятся всевозможные документы и трудовые обстоятельства, возникающие в процессе деятельности, в том числе информация о дисциплинарных взысканиях, их причинах и способе погашения.

Под личным делом работника понимается своеобразная папка документов, которая содержит всю исчерпывающую информацию о каждой единице штата предприятия.

Часть предприятий могут заводить дела только на руководящий состав, игнорируя простых работников, дабы уменьшить трудовую нагрузку на отдел кадров или лиц, уполномоченных на формирование личных дел сотрудников. Небольшие организации чаще и вовсе отказываются от оформления личных дел, так как малое количество сотрудников делает такую процедуру просто невыгодной.

Работодатель может оформить личные дела, например, только на часть более ответственных работников, к которым относятся:

  • руководитель организации, который исполняет обязанности директора и отчитывается перед учредителями;
  • руководители структурных подразделений, которые отчитываются перед директором организации и несут ответственность за деятельность своих отделов;
  • заместители руководителей, вне зависимости от их статуса по отношению друг к другу, так как в случае отсутствия директора именно они исполняют его обязанности;
  • ведущие специалисты организации, на основании работы которых предприятие осуществляет свою деятельность и держится на финансовом рынке;
  • материально ответственные лица, которые напрямую отвечают за сохранность денежных средств фирмы либо участвуют в распределении бюджета организации, – главный бухгалтер, работники бухгалтерии, кассиры, работники складов и т.д.;
  • работники, имеющие стабильный или постоянно повышающийся уровень исполнения трудовых обязанностей, на основании которых работодатель может принять решение о повышении, и прочее.

Ведение личных дел –обязанность для одной категории работодателей и право для других. Некоторая часть организаций может позволить себе отказаться от ведения архива и сбора информации о сотрудниках, так как законодательство не обязывает каждого работодателя создавать архив личных дел работников.

Но, как показала практика, – создание единой базы работников, в которой хранятся дела на всех сотрудников организации, позволяет систематизировать данные и улучшить процесс осуществления трудовой деятельности каждой штатной единицей для увеличения показателей предприятия.

Как вести дело в частных компаниях

Для руководителей частных компаний законодатель дает возможность выбора при создании общей информационной базы личных дел работников, так как утверждение таких положений внутри организации может происходить только в случае желания учредителей организации, а также директора. Обязательства по формированию такого рода архива для компаний частного сектора не предусмотрено.

Принятие решения о ведении личных дел работников частных организаций обязывает руководство организации соблюдать ряд условий и положений по оформлению такого рода документов.

Личное дело работника должно быть оформлено в соответствии с данными положениями:

  • досье на каждого должно располагаться в отдельно стоящей папке либо в отдельном файле, если предприятие небольшое и сотрудников мало, для систематизации документации;
  • документы временного и постоянного хранения определяются в различные главы личного дела, совместное хранение таких бумаг недопустимо;
  • постоянные документы должны быть представлены в виде копий, в крайнем случае допускается временное хранение оригиналов до момента изготовления копий;
  • все бумаги должны быть в единичном экземпляре, а приложения к документам должны находиться в том отделе, где и основной документ;
  • максимально допустимый размер дела устанавливается локальными актами предприятия, но не может превышать 4 см.

Федеральным законодательством запрещено использование данных о религиозных убеждениях работника, а также о составе его семьи, если сотрудник не предоставил письменное разрешение на подобную обработку информации.

Вся информация может быть использована для трудоустройства или принятия решения о повышении либо для обеспечения сохранности такой информации, а также сохранности собственности и другого имущества работника.

В иных случаях использование полученной информации запрещается.

Как вести дело в государственных организациях

Личное дело на сотрудника госучреждения должно заводиться в обязательном порядке при трудоустройстве лица, в соответствии с положениями ФЗ № 79-ФЗ 2004 года, а также в рамках Указа Президента №609.

Условия и порядок составления личных дел кадров не регламентированы законодательно, поэтому каждое учреждение самостоятельно разрабатывает структуру и особенности формирования подобного рода документов.

Личное дело государственного служащего представляет собой совокупность документов, которые отражают трудовую характеристику работника за весь период осуществления трудовой деятельности. В папку дела складываются все документы, которые устанавливают, регламентируют и определяют трудовые отношения между работником и работодателем, а также отражают все трудовые успехи служащего.

Чаще всего локальные акты учреждения, которые устанавливают нормы формирования личных дел работников, указывают на необходимость:

  • сбора информации по работникам, а также возможном делении базы данных по отраслям в зависимости от особенности трудовой деятельности каждого служащего;
  • отражения состава личных дел как в общем, так и в частном порядке, в зависимости от звания или особенностей труда;
  • создания собственной модели формирования личных дел по каждой кадровой единице, вне зависимости от ее должности;
  • установления четкого режима хранения дел и особенности передачи их в архив;
  • регламентации в возможностях допуска к личным делам сотрудника, в том числе определения категории лиц, которые имеют к ним перманентный допуск и т.д.

Создание базы данных личных дел и ее ведение в государственных учреждениях практически не отличается от аналогичной процедуры с частными организациями, за исключением возложенных на такие учреждения обязательств по формированию общего перечня информации по каждому служащему. Также в госкорпорациях может применяться система «общего» формата составления дел, например, при образовании различных филиалов или иных подконтрольных организаций.

Документы в личном деле

При формировании личного дела каждого работника, работодатель сталкивается с трудностями оформления такого пакета документов, так как некоторые не знают какие именно документы могут помещаться в такую базу, а какие запрещены.

В личное дело подшиваются в обязательном порядке оригиналы следующих документов:

  • заявление о приеме на работу, подписанное сотрудником;
  • приказ о назначении работника на должность;
  • различные заявления о предоставлении налоговых льгот;
  • личная карточка по форме Т-2, а равно и аналогичный документ, разработанный организацией;
  • все документы, связанные с образованием и квалификацией работника;
  • трудовой договор между работником и работодателем;
  • приложение к договору о материальной ответственности, если сотрудник устраивается на такую должность;
  • соглашение о неразглашении информации, в том числе коммерческой или деловой;
  • справка о сумме доходов с предыдущих мест работы;
  • справка или справки о состоянии здоровья работника при необходимости и т.д.

Помимо оригинальных версий документов, часто прикладываются копии различных бумаг, которые прямо или косвенно отображают трудовые правоотношения работника и работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=tqCm-AFdxKs\u0026t=136s

В личное дело вносятся копии:

  • паспорта сотрудника;
  • ИНН работника;
  • СНИЛС трудоустраивающегося лица;
  • военного билета, если сотрудник является военнообязанным лицом;
  • приказов о повышении, дисциплинарном взыскании, перемещении, совмещении должностей и т.д.;
  • свидетельства о рождении ребенка;
  • заявлений на отпуск, в том числе на ежегодный оплачиваемый, неоплачиваемый и по семейным обстоятельствам, дополнительный и т.д., а также заявлений на компенсацию части оплачиваемого отпуска, если он составляет более установленного законом минимума отдыха;
  • приказов на отпуска, вне зависимости от их назначения;
  • трудовой книжки;
  • справки и иные документы, которые свидетельствуют об изменении персональной информации работника.

Все копии документов должны быть удостоверены уполномоченными сотрудниками, которые исполняют функции отдела кадров, печатью, подписью и расшифровкой подписи.

Порядок оформления

Оформление документов в соответствии с принятыми в организации стандартами позволит избежать потерь важных бумаг, а также систематизировать все личные дела.

Формирование личных дел сотрудников должно отвечать следующим правилам:

  • На титульном листе документа указывается вся персональная информация работника, в том числе его ФИО и должность, а также дата составления дела.
  • В одной папке хранится вся информация на одного сотрудника, все папки располагаются в систематической последовательности, в зависимости от принятой структуры.
  • Общая толщина личного дела не может превышать 4 см или 250 страниц.

Помимо систематизации личных дел, уполномоченными сотрудниками или руководителем организации создается Журнал личных дел, в который вносится информация обо всех личных делах, которые когда-либо заводились на предприятии.

Журнал должен содержать:

  • Номер дела, которые ему присваивается в процессе формирования.
  • Персональные данные сотрудника, в отношении которого было создано личное дело.
  • Дату составления документа.
  • Иные данные, которые могут показаться необходимыми.

В случае окончания трудовой деятельности в организации в Журнал вносится отметка о том, что дело подлежит закрытию, с указанием даты закрытия и причины принятия такого решения. После этого дело передается в архив для дальнейшего хранения.

Хранение личного дела

Хранение личных дел сотрудников происходит в соответствии с принятыми на предприятии нормами, которые устанавливаются различными локальными актами.

Обычно процесс хранения и распределения дел происходит по принципу:

  • Алфавита, т.е. дела хранятся в алфавитном порядке по фамилии каждого работника.
  • Нумерации – каждое дело имеет свой уникальный номер.
  • Распределения документов в зависимости от структурного подразделения.

Например, многоструктурная компания может позволить себе установить все три вида распределения дел на хранении – на каждое подразделение предоставляется конкретное место, где определяются дела в алфавитном порядке с указанием порядкового номера личного дела.

Личные дела уволенных сотрудников передаются в архив организации или специального государственного органа, где они могут храниться на протяжении многих лет, в зависимости от позиции компании.

Копия личного дела работника

При увольнении работнику можно выдать копию личного дела, так как он все равно сможет запросить всю интересующую его информацию, например, для дальнейшего трудоустройства.

Также копии могут быть предоставлены родственникам и наследникам работника, если он по каким-либо причинам умер или признан таковым на основании решения суда. Выдача документов родственникам осуществляется на основании ст. 62 ГК РФ, а также с учетом положений ст. 84.1 и ст. 141 ТК РФ.

Согласие на выдачу документов дают наследники работника либо он в случае, если до момента смерти гражданин успел дать соответствующее распоряжение.

Образец личного дела

Личное дело сотрудника должно быть оформлено в соответствии с нормами, установленными в организации, однако должно отражать всю суть подобного документа.

Личное дело должно содержать:

  • Титульный лист.
  • Опись документов.
  • Документы, необходимые для формирования папки, перечисленные выше.

Не существует какой-либо унифицированной формы для создания личных дел работников, работодатель должен самостоятельно разработать и принять такого рода правки.

Выдача личного дела работникам

Выдача личного дела осуществляется по письменному обращению работника. Оно может быть выдано во временное пользование, например для того, чтобы снять копии документов, находящихся там, либо на постоянное.

В случае полной выдачи дела, со всех страниц папки снимаются копии, и они передаются работнику. В соответствии с нормами ГК РФ, наследники работника могут получить выписку или копии материалов личного дела после смерти работника.

В ином случае выдача персональной информации не допускается.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/legal/kak-vygliadit-lichnoe-delo-5bdcc16bf3ba5b00abfcaf26

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.